sistem purchase order
sistem purchase order

Apa Itu Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, Tujuan Dan Cara Melakukannya

Suatu hal yang lumrah dalam dunia industri dan perusahaan adalah istilah Purchase Order yang selanjutnya disingkat PO. Sayangnya, ketika seseorang ditanya tentang hal itu, mereka mungkin hanya tahu secara umum. Selain peran penting dari pesanan pembelian, banyak karyawan yang hanya mengetahui bahwa keberadaan pesanan pembelian merupakan peluang untuk melakukan pemesanan secara online.

Persepsi tersebut dapat dikatakan benar karena selain berkembangnya perusahaan dan industri yang semakin besar, dapat dipastikan peran Purchase Order juga akan diperhitungkan. Sebelumnya, seseorang hanya dapat mengirimkan produk kepada orang lain yang berjauhan melalui telepon. Namun, ketika masyarakat menjadi lebih kompleks, keberadaan Purchase Order harus diperhatikan.

Meskipun peran Purchase Order sangat penting dalam pemesanan barang, namun masih banyak orang yang salah kaprah dengan istilah invoice. Kesalahannya terletak pada penggunaan keduanya sebagai sarana pemesanan barang. Namun, perbedaannya terletak pada bagian mana dia melakukannya. Jika faktur dikeluarkan oleh penjual, sedangkan pesanan sendiri dikeluarkan oleh pembeli.

Mengenal Definisi Purchase Order (PO)

Dari gambaran singkat di atas, Anda kurang lebih yakin akan peran sebenarnya dari pesanan pembelian dalam industri yang akan membantu menyelesaikan pesanan yang terdokumentasi dengan baik di masa depan. Ini karena setiap pesanan akan ditulis secara rinci di selembar kertas dan didukung oleh informasi lain yang relevan. Dengan kata lain, Purchase Order yang selanjutnya disebut purchase order dapat diartikan sebagai tanda terima pemesanan barang.

Seperti disebutkan di atas, selain peran Purchase Order yang sangat penting, dokumen Purchase Order sendiri akan memuat banyak hal penting lainnya, antara lain tanggal pemesanan, perusahaan pemasok barang dan jenis barang yang ingin Anda beli. Jumlahnya juga termasuk dalam permintaan barang, sehingga memberikan informasi yang rinci dan lengkap kepada penjual.

Baca Juga  Cek Rincian Harga Emas Antam Ter Update Hari Ini

Setelah Purchase Order disiapkan, tanpa mengabaikan peran Purchase Order, perusahaan yang membuat Pesanan mengirimkannya kepada penjual barang untuk disetujui. Ketika penjual menerima Purchase Order pembelian, penjual mengeluarkan faktur untuk pesanan produk. Dari angka ini, setidaknya tunjukkan bahwa Anda memahami Purchase Order dan faktur.

Berbagai Fungsi dari Purchase Order (PO) yang Sesungguhnya

Telah dijelaskan sebelumnya bahwa peran purchase order sangatlah penting dan sangat berperan penting dalam pemesanan suatu barang. Selain semua ini, tampaknya purchase order memiliki fungsi lain yang dapat diabaikan. Berikut adalah beberapa fitur dari pesanan pembelian lainnya.

  • Mengurangi resiko

Tanpa mengurangi peran purchase order, keberadaannya sangat membantu meminimalisir resiko penipuan saat memesan produk. Ini karena semua informasi disajikan dengan baik dalam dokumen.

  • Membawa keuntungan

Memiliki purchase order sangat berguna bagi perusahaan untuk mendapatkan keuntungan dari pembelian suatu produk. Dengan kata lain, perusahaan dapat menetapkan harga barang sedikit lebih sedikit. Jika penjual setuju, perusahaan mendapat untung.

  • Lebih aman

Memiliki peran purchase order membantu melindungi item yang Anda miliki. Dengan kata lain, saat melakukan pemesanan, penjual menyisihkan barangnya agar tidak habis.

Mengenal Tujuan Dibuatnya Purchase Order (PO)

Dengan mempertimbangkan peran purchase order, purchase order pada dasarnya dibuat untuk tujuan tertentu. Secara umum, posting pesanan pembelian ini terdiri dari pemesanan berbagai barang yang dibutuhkan perusahaan dari pemasok. Namun, di luar tujuan tersebut, ada beberapa hal lain yang perlu Anda ketahui tentang pesanan pembelian, dan berikut beberapa di antaranya.

  • Membuat pesanan membantu pelanggan atau perusahaan untuk mendapatkan barang yang diperlukan dalam jumlah yang memenuhi kebutuhan mereka
  • Meminimalisir terjadinya kesalahan pemesanan, sehingga peran purchase order sangat penting ketika memesan barang dalam jumlah banyak
  • Pesanan pembelian memudahkan perusahaan untuk mendapatkan barang dengan spesifikasi tertentu, menghindari konflik dengan kebutuhan pelanggan
Baca Juga  5 Marketplace Online Paling Ramai Pengunjung di Asia Tenggara

Langkah Melakukan Purchase Order (PO) yang Tepat

Saat berencana memesan produk dari supplier, hal pertama yang perlu Anda ketahui adalah memperhatikan langkah awal untuk melakukan pemesanan melalui purchase order. Dengan kata lain, Anda tidak boleh melakukan kesalahan dalam langkah-langkahnya karena dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Mengingat pentingnya peran purchase order, berikut beberapa langkah yang perlu diperhatikan.

  • Langkah pertama yang harus dilakukan saat melakukan pemesanan pembelian adalah mencoba memilih pemasok yang memiliki reputasi baik melalui berbagai iklan baris atau direktori bisnis.
  • Setelah Anda menemukan pemasok yang sesuai dengan harapan Anda, langkah selanjutnya adalah membuat pesanan pembelian yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
  • Untuk mengutamakan peran purchase order dalam hal ini, kami menyarankan agar Anda selalu menggabungkan data jenis barang dan jumlah yang termasuk dalam purchase order untuk menghindari kesalahan pemesanan.
  • Jangan lupa untuk menyimpan pesanan Anda untuk referensi saat Anda berencana melakukan pembelian berikutnya
  • Saat memesan, pastikan Anda tidak melupakan ID perusahaan, detail barang yang dipesan, produsen yang dipilih, media iklan produk yang dibeli, metode pengiriman, dan nomor pesanan.

Kesimpulan

Memiliki purchase order merupakan hal yang sangat penting ketika sebuah perusahaan ingin melakukan transaksi pembelian suatu produk. Mereka menyatakan bahwa peran Pesanan ini nantinya akan membantu pemasok dalam dokumentasi rinci dari berbagai barang yang dipesan. Dengan cara ini nantinya Anda bisa menggunakan purchase order tersebut sebagai acuan untuk kedepannya saat ingin membeli barang tertentu.

Peran purchase order ini tidak hanya untuk menghindari penipuan yang dilakukan oleh supplier, guna meminimalisir kerugian bahan produksi yang dibeli oleh perusahaan. Dari situ, perusahaan mendapatkan keuntungan menarik dari adanya purchase order, yang nantinya bisa menentukan harga barang yang akan dinegosiasikan dengan supplier.

Baca Juga  Perbedaan E-Commerce Domestik Vs Cross Border

Oleh karena itu, pastikan pelanggan selalu memperhatikan dengan seksama untuk menghindari berbagai kesalahan fatal. Tidak heran jika peran Purchase Order khususnya bagi perusahaan besar sangat penting dan tidak luput dari perhatian bahkan saat memesan barang supplier. Pastikan untuk memasukkan semuanya secara akurat dalam Pesanan, seperti jumlah, spesifikasi, dan harga yang diharapkan, untuk menerima produk yang memenuhi harapan Anda.